許多愛美的男女,都會覺得「一白遮三醜」!只要皮膚白,哪怕相貌平平也能讓人看起來精神利爽,哪怕有一些小缺點、小瑕疵,也會變得無關痛癢!明朝文人張岱的《陶庵夢憶》之《二十四橋風月》中有記載「燈前月下,人無正色,所謂『一白能遮百醜』者,粉之力也」,提到古代女人用粉塗抹皮膚,致使看上去膚白貌美,可視為出處之一。同樣地,我們也可以運用「一白遮三醜」的原則,通過巧妙的運用色塊,就能夠達到優化、美化、凸顯簡報表格重點的效果。
「一白」指的是「白色半透明色塊」;而「三醜」則代表簡報表格中不太吸引人、一些無關緊要的數據或冗長的文本部分。在這章節中,我們將說明利用色塊技巧,在視覺上將這些「三醜」部分操作隱藏,同時又能凸顯數據重點,強化簡報表格整體美感的技巧。
很多人遇到簡報數據表格,都會覺得有太多的資訊與內容,不知道怎樣呈現視覺效果比較好,第一時間重心都會放在如何「美化」這件事上,而學習許多遮罩、模糊、柔化等等視覺設計效果,結果弄了半天,一上台簡報,老闆、主管反而覺得太過於花俏,或者是覺得浪費太多時間在「簡報設計」上,還沒有聽到簡報內容,第一時間就已經有不好的印象,所有的心力付之一炬,非常可惜!
其實只要運用「一白遮三醜」的概念,例如下圖:
原先的簡報表格有許多數據資料,又加上有背景顏色、表格顏色,一進入這張簡報時,同時呈現出太多資訊,很容易就讓聽眾失去注意力,最簡單的方式,其實我們可以先用白色半透明色塊,將其「暫時」遮蓋起來。
當我們將白色半透明色塊添加在簡報表格上面時,可以使表格的雜訊以及會使聽眾分散注意力的元素消失,這時候再搭配「畫重點」的技巧,將我們想要凸顯的數據資訊強化,這樣便能夠讓要說明的重點、內容,更加突出和易讀。
在此要特別強調為何要使用「半透明白色色塊」呢?在過往企業內訓或者是職場簡報的經驗中,許多企業、老闆、主管都已經非常習慣看到「完整的報表」,如果一下子就改變原先的報告方式,反而會讓聽眾感覺沒有「安全感」,覺得沒有看到原先的報表資料!甚至有些企業的報表資料,有固定的格式和顏色使用習慣,如果馬上去修改表格樣式(或顏色),猶如要在體制內搞「革命」,反而會讓聽眾不習慣,而產生抗拒的心理!因此我不會建議馬上就要朝著修改簡報樣式、格式著手,反而運用「一白遮三醜」的概念是最簡單也最安全的方式,更能夠達到減省時間、快速說明重點的效果。
在簡報實務上,我會建議一開始一樣先秀出原先的簡報,不會讓老闆、主管們一下子無法接受,緊接著,「快速」的跳到下一頁,運用「半透明」白色色塊遮蓋住簡報表格的部分,運用「半透明」的原因,最主要就是讓聽眾隱約可以看到完整的數據資料,有一個心理預期,知道等等還會「回到」原來的數據表格做說明。如果單純使用「全白(沒有透明度)」的色塊遮住表格資料,有時候反而會讓聽眾「無所適從」,不知道接下來要顯示什麼,反而有可能造成注意力分散!而透過「半透明白色色塊」的運用,不僅能夠兼具原先簡報表格格式,又能夠達到降低雜訊的效果!
緊接著再使用大字與色塊的搭配方式將想要說明的重點先呈現出來,如此一來聽眾可以快速地掌握著簡報要說明的重點,當聽眾腦中先有概念,清楚你要說明的重點之後,再回到原來的數據資料做說明。這時候,反而會發現,不用過多的解釋、報告,聽眾就能了解你所要說明的重點,等於只是簡單作一下補充說明!
在此補充一個在製作簡報時的小技巧,有的人看了上述的說明和範例後,可能會擔心簡報製作過程需要增加很多步驟或是動畫,才能做到這樣的呈現效果。其實大家不用擔心,可以透過簡單的「複製」、「刪除」的步驟就可以做到這樣的呈現!
首先我們通常都會有最終完整的簡報頁面,只要針對該頁面,複製相對應要呈現「重點」數量的投影片,例如上述的投影片,有三個重點色塊,我們就複製四張投影片,然後再依序刪除項目,如此一來,當我們在進行簡報時,只要按「下一頁」,就可以將重點依序出現,就像是有動畫的效果一般!
透過「一白遮三醜」的概念修改簡報,不僅簡單、快速之外,尤其在職場商業簡報與學術論文簡報中,很多時候拿到的原始資料、數據表格會是一張「圖片」,而非單純的原始數字資料或是 Excel 資料格式,如果要針對「圖片」重新再去編輯,或者將所有數據重新輸入到簡報或 Excel表格當中,會需要額外花費很多時間,還不如直接運用色塊,將「圖片」蓋起來,只凸顯要說明的重點,反而會有更佳的效果!